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【电子合同】正式上线

  • 薪人薪事 | 1970-01-01 08:00

薪人薪事电子合同功能正式上线

电子合同功能简介:电子合同利用企业和个人实名认证、CA证书、PDF文档签名等技术提供拟定、发起、签署和管理电子合同的服务。它相比纸质合同,解决了物理存档成本高、来回邮寄效率低、合同归档管理难的问题。

薪人薪事电子合同功能主要包括:

  1. 公司主体实名认证:法人、代理人实名认证+企业工商信息比对+对公打款认证
  2. 员工个人实名认证:姓名、身份证号、手机号三要素实名认证+身份证照片图像识别(OCR)
  3. 公司主体印章自定义:支持公司自主上传印章图片、自定义名称印章
  4. 两方签署合同:可以满足公司签署+员工签署的合同
  5. 合同模板:通过模板发起合同,可根据不同员工自动替换员工、工资和合同相关信息,
  6. 指定位置签署:指定公司印章和员工印章的位置

电子合同分步指南

首次使用电子合同,需要完成四个主要的步骤: 第一步:创建主体并完成主体实名认证; 第二步:创建合同模板; 第三步:发起电子合同; 第四步:签署电子合同


第一步:创建主体并完成主体实名认证

打开公司设置页面,新增或编辑一个合同主体

*实名认证需要填写主体详情页中的所有信息;保存后可以进行主体实名认证 *

选择管理员身份,与主体进行关联 注意:公司实名认证,可以由法人或代理人提交公司信息。法人和代理人提交信息时均需要进行个人实名认证与主体进行关联。在签署公司合同时,会向关联管理员的手机发送验证码进行二次意愿认证

选择身份后新开页面跳转新的窗口进行主体实名认证

实名认证需要完成:

  1. 管理员个人实名认证认证
  2. 填写企业信息
  3. 等待供应商信息审核(1-3天)
  4. 审核通过后会以短信的形式给管理员发送打款信息,管理员登录薪人薪事管理员端/合同主体详情页,再次跳转实名认证页面填写打款金额
  5. 完成认证

管理员个人实名认证 填写企业信息,我们会把你存在薪人薪事平台的主体信息(营业执照、企业名称、社会信用代码、对公账号、银行名称)填充到这个页面,用户不可以修改 如果你使用代理人(不是法人认证)身份,需要下载并填写企业申请表;提交之后,进入审核阶段,你等待供应商向认证中的主体对应的银行账户打款,这个过程可能是1-3天 收到打款后,重新登录薪人薪事,在对应主体详情页打开认证进度链接,通过新开窗口中的页面填写打款金额,输入无误即可认证成功并返回薪人薪事


第二步:创建合同模板

合同模板与员工、工资模块的证明模板使用方法类似——把文本中不会因员工不同而变动的内容作为模板正文,在正文中插入员工相关的信息变量,以此减少编辑合同正文时的重复工作

在左侧导航中找到新增的合同模块,打开合同设置/合同模板,新增一个合同模板 模板中包含5部分内容:

  1. 第一部分:模板名称,多个模板不可以命名相同,以免选择模板时混淆
  2. 第二部分:公司主体,需要选择对应主体以及主体的印章,通过这个模板发起的合同,只能盖绑定的印章
  3. 第三部分:变量列表,所有的变量在系统中都有对应字段可以取值,选择签署员工后,合同模板会用这个员工的相关信息替换变量到正文中。 我们提供了一个预置模板,里面包含定义好的正文和变量,可以快捷创建一个劳动合同模板 用户自定义模板内容时,公司印章位置和员工印章位置这两个变量是必须添加的,因为模板中这两个变量会作为印章位置参数来指定印章签署的位置 需要注意的是,部分员工字段可能会被管理员删除或重命名,上述操作会导致变量无法找到对应信息,正文中会替换为一个制表符。管理员可以重新创建一个和变量相同名称的字段解决这个问题
  4. 第四部分:更多设置,更多设置中包括模板说明、员工签署时效、签署方式,这些都有对应默认值
  5. 第五部分:模板正文编辑器,支持用户复制线下已经写好的文档内容,粘贴到编辑器中可以保留格式(但过于复杂的格式,如Word文档中的表格可能会导致模板体积过大或格式混乱)

第三步:发起电子合同 在合同模块发起电子合同有两种方式,模板发起和上传文件发起,除了生成文件的方式不同以外,没有区别 发起电子合同时,需要填写合同的相关信息 预览合同并发起合同


第四步:签署电子合同

默认情况下,电子合同都是员工先签、公司后签的顺序;员工PC、移动端都可以查看和签署电子合同

图示为在员工PC端打开合同列表 首次签署时,需要先进行员工个人实名认证。员工个人实名认证需要姓名、身份证号、本人手机号以及身份证照片信息;员工需要自行填写本人的手机号,这个手机号会作为签署合同时的二次意愿认证时使用的手机号。

认证成功后可以进行签约 二次意愿认证 员工签署完成后,合同签署状态会变更为“待公司签署”,管理员可以在主系统进行签署操作。 管理员操作和员工签署类似在管理员的签署过程中,需要输入二次意愿认证的手机验证码,这个验证码的接收方就是主体实名认证的管理员手机号

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