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首页 > HR科学院 > 薪人薪事×茉莉数科|标准化线上流程,给互联网公司带来了什么?

薪人薪事×茉莉数科|标准化线上流程,给互联网公司带来了什么?

  • 薪人薪事 | 2022-01-21 13:47

01 企业简介

茉莉数科集团(简称:茉莉数科)成立于2014年,是一家以科技和大数据为核心驱动,致力于为品牌提供全域一站式电商内容整合营销服务的公司。总部位于广州,在北京、上海、杭州等城市均设有分公司。

茉莉数科以广告整合营销及直播代运营为核心业务,依托淘宝、抖音、小红书等平台为品牌提供全域种草、电商收割的全链路营销服务。目前,茉莉数科全域整合超过64000位达人资源,代运营了上百个知名品牌直播业务,服务包括天猫、宝洁集团、欧莱雅集团、联合利华集团在内的4000多家国内外知名品牌。

成立以来,茉莉数科在直播电商领域不断开拓进取,先后斩获淘宝2020年度TOP直播服务商、抖音电商2021年品牌服务商、IAI Awards整合营销奖银奖等奖项,驰名业界。

2019年,茉莉数科获得东方弘泰资本数千万A轮融资,2020年再获德邦证券、闻名基金、中银粤财、中楷控股集团、广州新兴基金等投资机构数亿元B轮融资,并正式由茉莉传媒升级为茉莉数科集团。

02 案例背景

茉莉数科是一家以营销为核心的互联网广告公司,公司500余名员工中,前端业务人员(销售+运营)占比超过90%。

在使用系统前,员工没有标准化的业务流程,且所有数据均使用本地文件储存。员工沟通业务时,往往只能通过微信聊天+文件传输方式,不仅用时成本高、数据易丢失,而且由于每个人的微信接受量都很大,很容易漏看关键消息,导致流程出现卡点。一个涉及4-5人的流程,需要2周左右才能跑完。

Tina表示:“公司尝试过使用其他办公IM系统进行流程审批,但系统无法完全满足人力资源特殊性的需求,作为HR而言体验不够顺畅。”

经过多方对比选型,茉莉数科最终选择与薪人薪事合作,依托系统构建了标准化业务场景流程,通过招聘全流程管理、人才库、员工在线化管理,实现了人力资源部的降本增效。

03 系统上线前后对比

模块

薪人薪事解决方案

招聘管理

生成“面试日历”自动提醒面试官,节约沟通成本,提高20%招聘效率

搭建云存储简历库,实现海量简历数据共享,每年节省数万元

组织人事

员工入转调离/合同审批线上化,原有2周流程仅需3天

电子“花名册”统一管理员工信息,节省专人维护成本,每年省去6-7万元

A-招聘模块

生成“面试日历”自动提醒面试官

节约沟通成本,提高20%招聘效率

Before:面试官微信消息多,容易漏看而错过面试时间,因此HR需要反复与面试官沟通

以往安排面试时,HR只能靠微信与业务部门领导(面试官)协调时间,领导很容易漏看面试安排;除此之外,茉莉数科每场面试会涉及到2-3个面试官,无形中也给HR增加了沟通难度。

为了保证面试顺利进行,HR不得不反复发消息、跑办公室提醒领导。但手动办公仍有很多不可控因素,Tina就曾遇到类似的状况:

我们给一位业务经理安排了10:00的面试,并通过微信告知他,但他没有回复。结果第二天10:00候选人准时到场,该经理却还在开别的会,让候选人等了20分钟左右,双方的体验感都不好。

仅面试协调环节,就几乎占据了招聘HR 20%的精力。

After:面试全流程线上管理,系统自动提醒面试官,无需HR沟通

依托薪人薪事系统全流程数智化管理,茉莉数科实现招聘全周期线上化。职位分配—面试安排—提醒—面试反馈...均可通过手机操作。

确定好面试时间/人员后,系统会在面试官的薪人薪事App和钉钉中生成面试日历,在面试开始前的24小时/1小时/半小时,都会自动推送消息提醒面试官注意时间安排,省去了HR发起的沟通,且提示效果更加明显。

通过面试日历,茉莉数科HR就可省去大量繁杂沟通,提升20%的招聘效率,将精力投入到更有价值的工作中。

搭建云存储简历库实现海量简历数据共享,每年节省数万元

Before:简历用线下文件储存,各招聘官无法共享,且数据易丢失

此前,茉莉集团的简历都是采用纸质文档或本地文件的形式存储,各个负责招聘的HR会将自己过手的简历存在多个excel表格和文件夹里。这样的传统流程,给HR带来了很多麻烦:

  1. 各招聘官之间的简历不共享,无法互相查看;有可能一位候选人面试过HR 1的岗位,但没有录用,过了两天后HR 2有一个合适岗位,又在招聘平台买到了该人才简历,结果面试后依然不理想,浪费了钱和时间;

  2. 简历收集完就结束了,没有系统按照年份、岗位、评分等维度归类,也难以开展数据分析、人才激活、复用等后续动作。

  3. 一旦HR离职或更换电脑设备后,简历文件很容易丢失;

After:云端人才库,2年存储7万余份高价值简历

薪人薪事系统帮助茉莉数科轻松实现了“人才入库”,将所有数据存储在系统简历库内。

通过云端储存方式,不仅简历数据不易丢失,还可为简历添加不同标签,实现分类管理;而且管理员可在后台设置权限,实现所有面试官共享简历信息。

现在,招聘官想要邀请一位候选人面试前,都会先在简历库内搜索该人才,无需再次为简历付费,并且还可以看到他之前的面试记录、评价,作为“第一印象”的依据。

使用薪人薪事简历库功能2年,茉莉科技已经储存近7W份简历,人力资源部每年可为企业节省8-10W元。

B-组织人事

员工入转调离/合同审批线上化

原有2周流程,现在仅需3天

Before:流程审批线下进行,4-5人的业务流程需耗时2周

未搭建数字化流程以前,HR都是通过钉钉/微信聊天来处理员工入转调离审批流程;涉及协同填写的内容,会由一位相关人在Excel表格中填写自己负责的部分,再传给下一个相关人继续填写。

以员工转正为例:其审批涉及到4-5位相关领导,平均每人都要审批2天左右时间,总共就要1-2周,如果遇到领导出差开会耽搁,时间会更长。

After:审批全流程线上操作,周期缩短75%

人员入转调离、合同/文件审批等,均可在薪人薪事App内进行,发起人可直观看到流程进展,各相关人也可查看到上一相关人的评论/附件等(例如转正流程中的评语和述职ppt)。当遇到相关人未及时审批的情况,发起人可在App中一键发起催办。

将审批流程转到线上后,茉莉数科的审批周期从2周缩短到了3天。

电子“花名册”统一管理员工信息

节省专人维护成本,每年省去6-7万元

Before:线下Excel记录员工信息,1位HR专门维护“花名册”

之前HR只能用Excel做花名册,信息记录、修改更改都需手动操作。每月调整+维护500余名员工的信息,这是一个非常大的工作量,为此,茉莉数科不得不安排一位HR专职管理花名册。

After:员工在线维护个人信息,无需HR专人维护

上线薪人薪事后,茉莉数科所有员工数据都在系统“花名册”内储存。员工入职后,其Offer信息会自动关联到员工模块,基础信息不需要再重复填写。

需要修改信息时,员工或其领导都可通过规定权限,在App内自助修改。

使用在线花名册后,茉莉数科人力资源部无需再抽取专职HR维护信息,节省了1个人力成本(每年6-7万)。

04 客户回声

上线薪人薪事后,茉莉数科不仅构建了标准化的业务场景流程,还依托系统实现了数据沉淀,建立“人才库”与“花名册”,将以往通过Excel保存的数据均转移到云端,提升了数据的安全性与易调用性,同时节约了专门维护简历和员工数据的人力成本,每年节省十余万元。

茉莉数科HR高级经理Tina说:

我非常感谢薪人薪事系统,它帮助我们的HR团队从基础事务中解放出来,让HR不需要每个月再花费很多精力来处理繁琐的事务。

对于茉莉数科而言,薪人薪事帮助我们实现了三个重要价值:一是业务流程的缩短,二是数据的沉淀,三是数据的分析。目前数据分析的应用,我们做得还比较少,但这是未来的一个重要趋势,也是我们会去重点推进的。无论对于哪个行业,运用好数据分析,都能够帮助HR节约时间,提升人效。链条,HR一键确认,流程自动运作,提升发薪效率。

薪人薪事,17000多家优秀企业都在用的人力资源系统,让员工管理更规范、更高效,现在注册还能限时免费试用哦!

“本文为薪人薪事(信息提升效率,数据洞见未来)出品,转载请注明”

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