利用hr管理软件,让HR的工作效率提高10倍!-薪人薪事
- 薪人薪事 | 2018-07-03 16:11
人力资源的日常工作其实很琐碎。如果没有利用hr管理软件的习惯,人力资源的工作可能更低效。
虽然很多人都知道要安排好工作的轻重缓急,做好时间管理,但实际上总会有下一件重要的事,打断你的工作;总有更着急的工作,需要你立即去做。
所以,你看着很多HR每天在办公室东奔西跑,效率可能并不高。要下班的时候,他们才发现当天该干的“正事”还没干完,最后成了公司加班到最后的那几个。
当然,我也见过一些工作很高效的HR,做同样的工作,他们就是比其他人要快,总能在下班前,很好的完成当天的任务。
他们之间的差别到底在哪?
下面这几个方法,是我们请教了一些善于时间管理的职场人士后,得到的一些经验,希望对你有用。
一、保持随时记录的习惯
人的记忆力是很短暂的,储存信息的时间其实也只有几分钟。要是有一件事,你没有马上记录下来,只有两种结果:要么忘掉,要么这件事会一直留在你的脑海,干扰你。
举个例子,你可能会遇到这样的情况:公司的桶装水没了,该叫人送水了;突然领导又安排准备一下今天下午的公司会议场地;同事突然有事,委托你帮忙做的工作,该做了…
这个时候,最重要的就是将这件事记录下来。换句话说,就是无论听到任何重要的信息,被分配到任何事情,要做的第一件事是用小本本记录下来。之后,我们才去考虑什么时候去做这件事,怎么去做这件事。
你甚至都可以随身携带纸笔,听到任何需要去做的,第一时间记录下要点。等到不忙的时候,再拿出来进行补充完善,或是思考。
二、养成做checklist的习惯
有时候,达不到一个高效的工作状态,还有一个原因就是在同一个地方重复犯错。这时,做个checklist其实就最好。
所谓checklist,说直白一点就是做一项工作必须要完成的任务或者步骤。
用管理软件或者小本子,写好每一项任务必做的步骤的checklist。在每次进行这一项任务时,可以把checklist拿出来,一一对照,这样几乎就不会有任何遗漏。
比如,领导给你安排了一个任务,由你来负责联系厂家,制作公司的企业文化手册。那在这个过程中,手册的尺寸、材料、要求、细节,需要经过的工序,标准的工期,运输的时长,验收的规格和方式等等,具体是什么;整个过程的审批、签名,在制作手册的整个过程,不同的环节都需要记录清楚。
这是一个比较完整的checklist。遇到那些虽然没有明文规定,但会影响结果的步骤或是因素,也需要写进去,并且在实操的过程中和相关人员确认。
这个list可以经常优化,其中包括自己犯的错误,上级的要求或是各种渠道获得的信息,都可以记录在上面。另一方面,这样做也是一个逐渐提高工作效率的过程。
三、养成写工作日志的习惯
你可能会感觉奇怪,每天都记录一些具体的事务,有必要吗?当然有必要,尤其是对于像人力资源这样做很多很具体事务的工种,甚至也没有使用hr管理软件,那就更需要了。
写工作日志的关键点在于,每天下班之后,一定要抽时间自我检查:这一天,我收获了什么?今天的工作犯了什么错误,该怎么改正?有哪些不够完善的地方,要如何优化?今天学到了什么新技能,如何用在工作里面?只有这样逼自己,才能保证每天都会不断进步。
如果每天都只是在重复昨天的事情,没有任何变化,那这一天就浪费了,你也没有获得任何成长。并且如果一直这样,你的能力也不会有任何提升,而是只会停留在最初的位置,做最基础的工作。
当你思考出结果后,可以直接用文字的形式记录下来,这就是工作日志。记录的内容,可大可小,大到学习的一个新技能,小到几句打电话的话术。最后,我们还要把这些记录下来的技能,随时翻阅、最终消化,并且用到日常的工作当中,那样它才会成为你真正的技能。
四、严格管理自己的时间
你有没有这种感觉,工作了一天,感觉自己好像什么都没干,结果一天就这样过去了?80%的人都会有。
实际的原因可能是这样的:
工作的时候,电脑右下角突然弹出一条八卦新闻,不行,要点进去看一眼; 手机某个APP的推送又响了,虽然知道不是别人给我发消息,但是就想点开手机看一眼,缓解一下工作的疲劳,然后又开始刷起了朋友圈….
很多人的工作时间,就是这样一点一点被浪费掉的。可能你自己也很清楚。
要改掉这个习惯,需要你有一定的自制力。
每次在网上闲逛的时候,需要时刻提醒自己:不行,我不能逛了,该干正事了。
也只有这样严格控制时间,你才能真正的判断出自己完成某一项任务的时间。很有可能你会发现,自己做某一件事的时间,远远超出自己的预计,这个时候你就需要思考为什么会这样?能力不足,经验不足?习惯不好?还是总有人打扰?
把这些问题解决了,才能真正的实现高效。
五、借助hr管理软件提高效率
HR的工作内容很杂,而且都是具体的事务。尤其是在小公司工作的HR,他们根本没有时间和精力去思考如何优化现状,如何改善,总感觉是被工作推着在往前走。
他们的工作状态可能是这样的:
每个月要算工资了,从考勤机导入考勤,然后利用Excel公式计算员工对应的工资; 每天登录不同招聘网站,输入不同的账号秘密,然后在不同的平台,刷新简历,打电话约面试者; …….
这些工作可以练就HR一身的技能,但事情本身却很低效琐碎,甚至让HR整天都停留在做的层面,没有思考。但事实上,直接用相关的系统就可以解决问题。
比如,做招聘。在系统后台就能直接登录各大招聘平台,看到合适的候选人还可以一键发送面试邀请。省得每次招聘都要登录不同的招聘平台,输入N个招聘密码,在不同的网站切换。
再比如,考勤打卡。系统可以直接将每个月的考勤记录生成表格,考勤数据自动同步到工资计算表,直接就能算工资,比Excel高效,还更准确。
还有薪酬计算呢,每个月例行的算工资,是HR最担心,也最需要耐心的一件事,不能算错,还要够快。所以用系统,就可以根据计薪方式一键生成报表,准确高效,彻底摆脱Excel的重复手工劳动啦。
最后,如果你真的很想马上提高自己的工作效率,做一位高速成长的HR,那就赶紧来试用薪人薪事*hr管理软件*吧!
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