职场沟通实用技巧:2句话搞定90%的工作汇报
- 薪人薪事 | 2018-03-02 17:47
今日HR话题:与领导沟通有哪些技巧
在职场上要想混得开,除了踏实肯干,掌握沟通技巧也是必不可少的。今天小薪就给大家总结两点最简单实用的技巧,让沟通问题再也不会成为你升职加薪的障碍。
让领导做选择题
这是最重要但最容易被忽视的一点,好多人汇报工作时都会犯这样的错误。
例如:下周公司有重要客户来访,老板要你订酒店,你大略查了一下资料,然后向老板寻求意见。
你:“老板,公司附近比较上档次的有希尔顿,喜来登和万豪,您看哪家最好呢”
领导: “都行”。
你一脸懵逼,都不知道怎么选了。
记住,公司雇你来是解决问题的。所以,最好的方法是提出问题的同时,给出几种准备好的方案,再把每种方案的优劣都列出来,最后把决定权交给领导,这样既表明了自己的能力与准备,又充分的尊重和信任领导。
正确的打开方式是这样:
你:“领导,准备订五星级酒店,普通标准客房,希尔顿报价2000,喜来登2200,万豪1900。喜来登含下午茶,希尔顿房间有点紧张,万豪离公司稍微有点远,综合考虑,我推荐喜来登”
领导:“好,听你的!”,领导抬起了头,并露出一丝微笑。
这样沟通还有一个好处,你罗列的过程中领导可能会想起许多细节,比如客人是少数民族,菜色上需要注意;最好给客人选择周围环境比较静谧的房间;记得留着发票等,这些重要的细节对工作都很重要,但是你不提醒,领导可能也忘了。
灵活运用电梯汇报法
领导的时间通常都被安排得满满当当,精力也只会放在最重要的事上,所以,汇报工作的第一原则就是简洁,小薪强烈推荐赫赫有名的“电梯汇报法”。
电梯汇报法又叫“麦肯锡30秒电梯理论”,起源于麦肯锡公司的一次沉痛的教训。
一次,该公司的一位项目负责人在电梯间里遇见了服务方的董事长,该董事长想利用乘电梯的三十秒钟听一个简单的项目汇报,但是,这名负责人毫无准备,最终导致了公司流失了一名重要客户。
麦肯锡公司痛定思痛,从此以后要求所有员工必须能在最短的时间内讲清楚项目。这就是如今流传甚广的“30秒钟电梯理论”。
“电梯汇报法”是一种结构化思维,今天详细给大家介绍的是PREP汇报结构:Position观点、Reason理由、Evidence证据、Position重复观点。
第一步:观点
就是直奔主题,用一两句话简明扼要的说清核心观点,比如:希望领导同意计划、给预算、定时间、确定方案等等。
这点好多人有误区,有的人总喜欢用自己做了什么来开头,比如:
“上周我见了客户,他认为我们……” “这个月,我又做了一次市场调研,发现……“ “我分析了这几个月的数据,发现……”
可能是想表现自己,或者想缓和一下紧张的心情,但是这些和领导有关系吗?没有的话,领导为什么要听这些呢?直接开门见山多好,比如:
”这位客户对我们的产品有不同的意见,希望见一下您”。 “想请您确认一下新改的方案,因为市场调研的结果与预期有出入”。 “我们希望修改一下促活方案,因为近几个月的数据下滑很厉害”。
节省领导的时间和精力,就是对他最大的配合和尊重。
第二步:理由
简洁还是这一步的重点,一般来说,把所有材料提炼成不超过三个理由,然后用论点—论据—强化论点的结构,简洁而有力地表达出来。举个例子:
“公司在三四线城市新市场的拓展会举步维艰,因为过去一年该地区投入产出明显不成正比,该地区用户的消费水平有限,而且我们的产品并不是刚需,所以建议削减三四线城市的预算。”
第三步:证据
前两步侧重的都是观点,还是用陈述语句。但到了证据(Evidence)部分,你要说服老板,这时最重要的就是细节了,因为目的是打动领导,包括:具体现象、数据、效果预期等等。比如:
论点:公司第二季度营业额可以达到20%的增长率。
论据:第一季度的增长已经达到15%;当前热销的产品起码可以维持4个月,竞品在短时间内不会构成威胁。
强化论点:第二季度可以达到预期的营业额。
第四步:重复观点:
开头的开门见山是让领导知道你的汇报目的,结尾的再一次强调则带有一点催促含义,也就是暗示领导现在就做决定。每个人都有拖延症,领导也是一样,你不主动要求领导也会把工作拖下去,最终工作没做好还是得你背锅。
以上这两个沟通方法可以说是适用范围最广的技巧了,几乎可以用在所有的职场沟通情景中,而且并不难,建议大家统统掌握哦。